Izba podkreśliła w raporcie, że wielu obywateli, którzy pracowali przed 1999 r., w nieistniejących już dzisiaj zakładach pracy, ma problemy z udokumentowaniem zarobków na potrzeby ustalenia kapitału początkowego i wyliczenia wysokości emerytur. ZUS, do wyliczenia kapitału początkowego, uwzględnia bowiem dokumentację płacową zlikwidowanych zakładów pracy tylko wtedy, kiedy ta została poświadczona ze zgodnością z oryginałem przez uprawnione do jej przechowywania, zarejestrowane podmioty.

Z danych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przedstawionych w 2015 r. wynika, że obowiązku rejestracji nie dopełniło ok. 400 prywatnych firm, przechowujących dokumenty. Przedsiębiorców zarejestrowanych było dwa razy mniej.

Według NIK, państwo nie stworzyło systemu przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej sprzed 1999 r., który zapewniłby jednolite traktowanie wszystkich obywateli.

Pracownicy zlikwidowanych zakładów pracy nie mieli wpływu na to, do którego przechowawcy trafiły dokumenty potwierdzające przebieg ich zatrudnienia. Mimo to, miejsce przechowywania dokumentacji, zarejestrowane bądź niezarejestrowane, ma dzisiaj znaczący wpływ na to, czy przez ZUS będzie ona traktowana jako wiarygodny dowód, wystarczający do obliczenia wynikającej z dokumentów wysokości emerytury, czy też nie - wskazano.

NIK podkreśla, że w przypadku osób, których dokumentacja płacowa sprzed 1999 r. przechowywana była przez nieupoważnione do tego podmioty, ZUS (do 2008 r.) - przy wyliczaniu wysokości emerytury - uznawał jedynie lata pracy, a za podstawę zarobków przyjmował stawkę zero; od początku 2009 r. zaś kwotę minimalnego wynagrodzenia (obowiązującą w danym okresie).

ZUS oszacował, że skutki finansowe ustanowienia nowej zasady przejścia ze stawki zero na płacę minimalną pochłoną rocznie 300 mln zł. Świadczy to o skali problemu i liczbie obywateli, którzy z powodu problemów ze swoją dokumentacją płacową mogą mieć wyliczoną niższą emeryturę - napisano w raporcie.

NIK zwraca też uwagę, że nie stworzono jednej bazy danych, w której znajdowałyby się wszystkie informacje o miejscach przechowywania dokumentacji sprzed 1999 r. "Dlatego pracownicy zlikwidowanych zakładów pracy często mają ogromne problemy z odnalezieniem dotyczących ich dokumentów" - zaznaczono.

W raporcie podkreślono, że ustalenie miejsc przechowywania dokumentacji przed 1999 r. może się nie udać.

Istnieje ryzyko jej utraty lub zniszczenia albo wywozu za granicę. Bowiem przechowawcy niezarejestrowani nie są kontrolowani - podkreślono.